Unread Emails धोक्याचे?

तुम्ही तुमचे ईमेल कसे व्यवस्थापित करतात? तुम्ही अशा व्यक्ती आहात का जे ‘इनबॉक्स शून्य’ (inbox zero) ठेवतात की तुम्ही असे व्यक्ती आहात जे हजारो ई-मेल न वाचताच (Unread Emails) सोडतात?

बालोग यांचा हा नवीन अभ्यास नुकताच जर्नल इन्फॉर्मेशन रिसर्च (journal Information Research)मध्ये प्रकाशित झाला आहे. त्यात असे नमूद केले आहे, की तुमचे न वाचलेले ईमेल (Unread Emails) इनबॉक्समध्ये सोडून दिल्याने तुम्हाला तुमचे वैयक्तिक रेकॉर्ड व्यवस्थापित करताना त्रास होऊ शकतो.

एका शोध सर्वेक्षणात सहभागींना विचारण्यात आले, की तुम्ही तुमचे वैयक्तिक रेकॉर्ड, जसे बिल, ऑनलाइन सदस्यत्व आणि तत्सम माहिती कशी हाताळतात? यातली बहुतांश माहिती ईमेलवरूनच येते.

शोध सर्वेक्षणात आढळलं, की बहुतांश प्रतिसादकर्त्यांनी आपलं इलेक्ट्रॉनिक रेकॉर्ड आपल्या ईमेलमध्येच (Unread Emails) सोडून दिले. त्यांच्या संगणकावर किंवा क्लाउडवर इतर ठिकाणी बिले आणि इतर दस्तावेज यांसारख्या फक्त अर्ध्याच वस्तू जतन केल्या आहेत. मात्र, इनबॉक्स व्यवस्थित न ठेवल्यामुळे बिले गहाळ होणे आणि महत्त्वाच्या पत्रव्यवहाराचा मागोवा गमावणे यासह अनेक समस्या निर्माण झाल्या.

Unread Emails: तुमच्या ईमेलचा मागोवा गमावण्याचा धोका

ईमेलद्वारे बिले, विमा नूतनीकरण आणि इतर घरगुती दस्तावेज प्राप्त केल्याने वेळ आणि पैशांची बचत होते आणि कागदाचा अनावश्यक वापर कमी होतो. मात्र, जर तुम्ही इलेक्ट्रॉनिक रेकॉर्ड (electronic records) नियमित तपासत नसाल तर यात काही समस्या उद्भवण्याचा धोका निर्माण होऊ शकतो.

संशोधनातील प्रतिसादकर्त्यांनी कालबाह्य झालेल्या वाहन नोंदणी, अनावश्यक सदस्यत्व रद्द करण्यात अपयश आणि करकपातीकडे दुर्लक्ष करणे यांसारख्या समस्यांची नोंद केली. कारण पावत्या शोधण्यात खूप त्रास होतो. यावरून लक्षात येतं, की विलंब शुल्क आणि इतर ईमेल विसरल्यामुळे लोकांना दरवर्षी शेकडो डॉलरचे नुकसान होऊ शकते.

आर्थिक खर्चाव्यतिरिक्त, संशोधन असे दर्शविते, की इलेक्ट्रॉनिक रेकॉर्डची क्रमवारी न लावणे आणि व्यवस्थापित न केल्याने कराच्या वेळी किंवा कर्ज अर्जासारख्या इतर उच्च-जोखीम परिस्थितीसाठी आवश्यक माहिती एकत्र ठेवणे अधिक कठीण होते.

संशोधनात काय आढळलं?

संशोधनात वैयक्तिक इलेक्ट्रॉनिक रेकॉर्ड व्यवस्थापनावर 300 पेक्षा जास्त प्रतिसादकर्त्यांचे सर्वेक्षण करण्यात आले. त्यापैकी बहुतांश ऑस्ट्रेलियातील होते. मात्र, इतर देशांतील जसे इंग्लंड, अमेरिका, स्वित्झर्लंड, पोर्तुगाल आणि इतर देशांतूनही प्रतिक्रिया मिळाल्या.

यापैकी दोनतृतीयांश प्रतिसादकर्त्यांनी वैयक्तिक माहिती, जसे बिल, पावत्या, सदस्यत्व आणि बरंच काही व्यवस्थापित करण्यासाठी आपल्या ईमेलचा उपयोग केला.
संशोधनात आढळलं, की काहींनी प्रतिसादकर्ता जेव्हा एकदा ईमेल हाताळतो, तेव्हा तो निम्मे ईमेल फोल्डरमध्ये क्रमवारी करतो. मात्र इतर निम्मे ईमेल इनबॉक्समध्येच सोडले जातात.

मात्र बहुतांश लोक त्यांचे कार्यस्थळाचे ईमेल फोल्डरमध्ये क्रमवारी लावत असताना, वैयक्तिक ईमेलचीही त्याच प्रकारे क्रमवारी लावण्याची शक्यता कमी असते.

संशोधनातील परिणामांनी असेही दर्शविले आहे, की ज्या प्रतिसादकर्त्यांनी सर्व ईमेल इनबॉक्समध्ये सोडले होते, त्यापैकी केवळ अर्धेच (52%) रेकॉर्ड व्यवस्थापनाशी समाधानी होते. मात्र, 71% प्रतिसादकर्त्यांनी आपले ईमेल फोल्डरमध्ये क्रमबद्ध केले होते.

क्लाउडमध्ये (Google Drive, iCloud, Dropbox, आणि अशाच प्रकारे) कागदोपत्री जतन केलेल्या प्रतिसादकर्त्यांपैकी 83% लोकांनी नोंदवले, की ते त्यांच्या घरातील नोंदी व्यवस्थापनावर समाधानी आहेत.

अभ्यास संशोधनपूर्ण होता. त्यामुळे निष्कर्ष अधिक सार्वत्रिकपणे लागू होतात की नाही हे पाहण्यासाठी पुढील संशोधनाची आवश्यकता असेल. तथापि, आमच्या सांख्यिकीय विश्लेषणाने अशा पद्धती उघड केल्या, ज्या अधिक समाधानकारक परिणामांशी निगडित होत्या आणि काही पद्धती अशाही होत्या, ज्या टाळणे चांगले झाले असते.

केवळ इनबॉक्स दृष्टिकोनामुळे काय चूक होऊ शकते?

प्रतिक्रियांच्या आधारावर संशोधनात सर्व ईमेल इनबॉक्समध्ये सोडण्याशी संबंधित तीन प्रमुख समस्या ओळखल्या आहेत.

1. वापरकर्ता अशा कामांचा मागोवा गमावू शकतात, जे करणे आवश्यक आहे. उदाहरणार्थ, ज्या बिल भरायचे आहे, ते इतर ईमेलमुळे दुर्लक्षित राहू शकते.
2. ईमेल पुन्हा शोधण्यासाठी शोधावर अवलंबून राहण्याचा अर्थ आहे, की तुम्हाला पूर्ण माहिती असली पाहिजे, की तुम्ही काय शोधत आहात? उदाहरणार्थ, कराच्या वेळी धर्मादाय देणगीच्या पावत्या शोधणे यावर अवलंबून असेल की काय शोधायचे आहे? तसेच ईमेलमधील अचूक शब्द लक्षात ठेवण्यावर पावतीचा शोध अवलंबून असतो.
3. अनेक बिले आणि स्टेटमेंट ईमेलशी संलग्न म्हणून नाही, तर हायपरलिंक्स म्हणून पाठवले जातात. जर तुम्ही तुमची बँक किंवा इतर सेवा प्रदाता बदलल्यास, त्या हायपरलिंक्स नंतरच्या तारखेला उघडणार नाहीत.

ऑस्ट्रेलियातील रोबोडेब्ट घोटाळा (Robodebt scandal) किंवा ऑस्ट्रेलियन टॅक्स ऑफिसच्या जुन्या कर्जाचे पुनरुज्जीवन करण्याच्या अलीकडील प्रकरणाने दाखवल्याप्रमाणे, माजी नियोक्त्याकडून पे स्लिपमध्ये प्रवेश नसल्यामुळेदेखील समस्या निर्माण होऊ शकतात.

उत्तम रेकॉर्ड व्यवस्थापनासाठी चार युक्त्या

जेव्हा आम्ही उत्तरदात्यांना त्यांचे वैयक्तिक रेकॉर्ड ठेवण्यासाठी एक पसंतीचे स्थान नियुक्त करण्यास सांगितले, तेव्हा ते त्यांच्या वर्तमान वर्तनापेक्षा अधिक संघटित स्वरूप निवडण्याकडे झुकले. तद्वतच, केवळ 8% प्रतिसादकर्त्यांना त्यांच्या ईमेल इनबॉक्स (email inbox)मधील प्रत्येक गोष्ट क्रमवारी न लावता ठेवायची होती.

संशोधकांच्या निष्कर्ष सरावांचा एक संच सूचित करतो, जे तुम्हाला तुमच्या इलेक्ट्रॉनिक रेकॉर्डच्या शीर्षस्थानी येण्यास आणि तणाव किंवा आर्थिक नुकसान टाळण्यास मदत करू शकतात :

1. श्रेणी फोल्डरमध्ये तुमच्या ईमेलची क्रमवारी लावा किंवा क्लाउडमध्ये किंवा संगणकावर फोल्डरमध्ये रेकॉर्ड सेव्ह करा.
2. ईमेलशी संलग्न नसलेली किंवा तुम्हाला पाठवलेली कागदपत्रे डाउनलोड करा. जसे, की उपयोगी बिले आणि तुमच्या सर्व पे स्लिप.
3. आपल्या कॅलेंडरमध्ये स्मरणपत्राच्या रूपाने म्हणून महत्त्वपूर्ण माहिती नोंदवून ठेवा.
4. जंक मेल हटवा आणि सदस्यत्व रद्द करा, जेणेकरून तुमचा इनबॉक्स टू-डू (To-Do) सूचीमध्ये बदलला जाऊ शकतो.

#emails #unreademails #email #inboxzero # elecronicrecords

ग्रेग चॅपेल विरुद्ध सौरव गांगुली

Visit us

• Facebook page : @kheliyad
• Instagram : @kheliyad
• X : @kheliyad
• Linkedin : @MaheshPathade03
• Youtube Channel : Team Kheliyad
• WhatsApp Channel: kheliyad
• email : kheliyad.sports@gmail.com

[jnews_block_9 first_title=”Read More At :” header_text_color=”#dd3333″ header_line_color=”#dd3333″ header_filter_category=”2123″]